Einleitung zur Argos Software
Lesen Sie unsere Einleitung und lernen Sie in unserem „Leitfaden zur Sanktionslistenprüfung“, wie Sie die Sanktionslistenprüfung in Ihrem Unternehmen mit ARGOS durchführen können. Wir zeigen Ihnen, wann die Prüfung am besten durchgeführt werden sollte und welchen Inhalt sie haben sollte.
ARGOS will und kann Abhilfe schaffen Ihnen bei der Umsetzung der Sanktionslistenprüfung zu helfen.
Unsere Kompetenz ist Ihr Vorteil
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung auf dem Markt werden wir oft gefragt, wie die Durchführung der Sanktionslistenprüfung im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden kann. Nach weiteren Gesprächen hat sich herausgestellt, dass es lediglich eines Anstoßes bedarf. Die Grundidee zur Integration der Sanktionslistenprüfung mit der ARGOS Compliance Software im jeweiligen Unternehmen ist äußerst einfach umzusetzen. Da sich das Umfeld in Ihrem Unternehmen mit Sicherheit von dem in anderen Unternehmen unterscheidet, bieten wir Ihnen gerne unsere Beratung an. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für Sie. Dieser Leitfaden zur Sanktionslistenprüfung steht Ihnen zur
Prüfzeitpunkt
Sobald eine Sanktionslistenprüfungssoftware integriert ist, stellt sich die nächste Frage: Wann ist der geeignete Zeitpunkt, um alle Stamm- oder Einzeldaten gegen die Sanktionslisten abzugleichen?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal auf einen bestimmten Zeitpunkt festlegen, da verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Dies führt zu unterschiedlichen Aussagen. Sicherlich haben alle Aussagen unter bestimmten Aspekten Ihre Richtigkeit. Aber eben nur unter genau diesen Aspekten.
Es gibt verschiedene Ansichten darüber, ob der gesamte Stammdatensatz einmal pro Tag bearbeitet und sorgfältig überprüft werden soll oder ob er einmal pro Woche oder einmal pro Monat überprüft werden soll, und es gibt verschiedene Ansichten darüber, ob der gesamte Stammdatensatz einmal pro Woche oder einmal pro Monat überprüft werden soll. Eine weitere Meinung lautet, dass nur im Bedarfsfall für die betroffene Adresse eine Prüfung durchgeführt werden sollte. Es ist sicherlich einfach, für jede der genannten Richtlinien eine passende Situation zu beschreiben. Diese werden sicherlich aus dem realen Geschäftsbetrieb herausgezogen worden sein. Allerdings besteht das Problem darin, dass keine der oben genannten beispielhaften Aussagen sinnvoll miteinander kombiniert werden kann.
Hier soll versucht werden zu erläutern, wann es sinnvoll ist, eine Prüfung durchzuführen. Das folgende Beispiel stellt ein produzierendes Unternehmen dar, das mit einem potentiellen Neukunden Geschäfte tätigen möchte.
Prozessbezogene Prüfung
Gut ein potentieller Neukunde hat Sie kontaktiert. Und hier sollte auch schon die erste Prüfung statt finden. Beinhaltet z.B. die E-Mail eine digitale Signatur, ist die Grundlage der Prüfung schon einmal vorhanden. Liegt diese Information noch nicht vor, sollte zumindest die komplette Adresse erfragt werden.
Die Prüfung des ersten Kontakts ist wichtig, um im Vorfeld schon einmal fest zu stellen, ob Sie mit dem neu entstandenen Kontakt überhaupt in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen. Ist das nicht der Fall, ersparen Sie sich viel Zeit für möglicherweise aufwändige Ausarbeitungen von Angeboten.
Zeitpunkt der ersten Sanktionslistenprüfung
Erste Sanktionslistenprüfung
- bei Neukontakt
- bei Bestandskunden bei einer neuen Anfrage
Die erste Prüfung ist durch und das Prüfergebnis hat keine negativen Ergebnisse gebracht.
Auf die erste Prüfung werden Sie tätig. Sie treten in ausgiebiger Kommunikation mit Ihrem potentiellen Neukunden und klären mit Ihm was er benötigt. Es ist Zeit ein Angebot zu verfassen und die zweite Prüfung durch zu führen.
Zwischen der ersten Kontaktaufnahme und dem Verfassen eines Angebotes können Tage bis Wochen vergehen. Die Listen ändern sich in unregelmäßigen Abständen. Um sicher zu stellen, dass Sie nach wie vor mit Ihrem Neukunden in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen ist jetzt eine erneute Prüfung notwendig. Der Einwand, warum jetzt schon zu prüfen ist, da ja noch keine Rechnung geschrieben wird und keine finanziellen Mittel fließen, ist durchaus nach zu vollziehen. Doch bedenken Sie. Mit der Abgabe eines Angebotes signalisieren Sie die Bereitschaft ein Rechtsgeschäft tätigen zu wollen. Allein diese Bereitschaft ist nicht strafbar, könnte Ihnen aber im ungünstigsten Fall negativ angelastet werden.
Zeitpunkt der zweiten Sanktionslistenprüfung
Zweite Sanktionslistenprüfung
- Vor Auftragsannahme
- Vor Produktionsbeginn
Die zweite Prüfung ist durch und hat, wie zuvor, kein negatives Ergebnis gebracht.
Der Neukunde ist begeistert und bestellt eine Maschine gemäß Ihres abgegebenen Angebots. Bevor Sie daran denken die Maschine in Produktion zu geben sollte jetzt eine Prüfung durchgeführt werden.
Auch hier, zwischen Angebotsabgabe und Auftrag können wieder Tage, Wochen oder Monate liegen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Sanktionslisten geändert haben wächst mit jedem weiteren Tag der zwischen Angebotsabgabe und Kundenauftrag liegt.
Die Prüfung ist auch deswegen so wichtig, weil Sie ab jetzt Geld in die Hand nehmen um die Maschine zu produzieren. Würden Sie jetzt ohne Prüfung die Maschine produzieren, laufen Sie Gefahr Geld zu "verbrennen". Ist das Ergebnis der Prüfung jetzt positiv, haben Sie eine Maschine auf Halde stehen die speziell für Ihren Kunden produziert wurden und nicht mehr weiter verkäuflich ist. Ein totaler Verlust.
Zeitpunkt der dritten Sanktionslistenprüfung
Dritte Sanktionslistenprüfung
- Bei Rechnungsstellung
- Vor Versand
Die dritte Prüfung ist durch und es hat wieder ein negatives Ergebnis gebracht.
Es ist Zeit die Rechnung zu schreiben, da die Ware Versandfertig auf dem Hof steht und zum Kunden verbracht werden kann.
Das ist auch die wichtigste Prüfung. Ab jetzt wird das Geschäft offiziell. Im Export Fall melden Sie die Ware über Ihr ATLAS System beim Zoll an. Haben Sie jetzt nicht geprüft und das Prüf Ergebnis ist positiv, bleibt die Ware auf dem Hof stehen. Der Zoll sperrt die Ausfuhr, denn der Zoll prüft garantiert. Geschieht das, geraten Sie unter Verdacht den gesetzlichen Vorschriften nicht Folge zu leisten. Sie laufen Gefahr mögliche Zoll Verfahrensvereinfachungen und den Status des AEO zu verlieren. Im ungünstigsten Fall ermittelt die Staatsanwaltschaft.
Durchführung der Einzelsuche
Die Einzelsuche stellt die grundlegende Recherche der Argos Sanktionslistenprüfung dar. Sie sollte immer dann eingesetzt werden wenn unmittelbarer Handlungsbedarf besteht. Im Leitfaden ist beschrieben wann der jeweils richtige Zeitpunkt zur Prüfung erreicht ist. In diese genannten Situationen ist jeweils eine Einzelprüfung mit der Argos Compliance Software notwendig.
Die Durchführung ist in folgendem Video beschrieben
Die Stammdatensuche
Die Stammdatensuche bietet die Möglichkeit sich einen Überblick über den Status aller Geschäftspartner in Bezug auf die aktuellen Sanktionslisten zu verschaffen.
Die Meinungen über die Notwendigkeit der Prüfung aller sich in den Datenbanken befindlichen Partnern durchführen zu müssen gehen dabei auseinander. Wird prozessbezogen gearbeitet, was die sichere Variante darstellt, ist eine Stammdatenprüfung ein einem weiten Wiederholungszyklus möglich, aber nicht unbedingt notwendig.
Die Stammdatenprüfung ist immer dann sehr sinnvoll, wenn eine Bereinigung der Stammdaten durchgeführt werden soll. In diesem Zuge können die Stammdaten einmal komplett geprüft werden. Nach erfolgter Prüfung ist es entsprechend des Ergebnisses notwendig die potentiellen Treffer einer Einzelprüfung zu unterziehen und ggf. mit einem Sperrvermerk zu versehen. So kann vorbeugend im Vorfeld schon eine Vorausprüfung der Stammdaten durchgeführt werden.
Grundsätzlich bildet die Stammdatenprüfung immer nur eine Prüfung zu einem fixen Zeitpunkt ab. Da sich Änderungen in den Listen in unregelmäßigen Abständen ergeben ist die Gültigkeitsdauer der Stammdatenprüfung auch nur sehr kurz.
Der Stammdatenreport spiegelt den Zeitpunkt der Recherche der Stammdaten. Hierin sind alle recherchierten Stammdaten, mögliche Treffern und deren Übersichtsergebnis enthalten.