Von der Pflicht zur Routine

Ist es nicht so, dass bevor gehandelt wird, eine Situation oder Anforderung an einen gestellt wird die zu erfüllen ist. Der nächste Schritt ist, sich über die Möglichkeiten einer Lösung der Anforderung Gedanken zu machen und entsprechend in den vorhandenen Resourcen zu recherchieren. Einfach ausgedrückt, was ist schon vorhanden und wie kann ich es einsetzen. Ja, da gibt es Mittel und wege das ohne Kosten zu bewältigen. Es wird sich jedoch schnell abzeichnen, dass diese Vorgehensweise zwar möglich, aber für den täglichen Routineeinsatz sich eher als ungeeignet herausstellt. Das gilt insbesonderen für ein komplexes Thema wie die Sanktionslistenprüfung.

Es empfiehlt sich als Erstes Gedanken darüber zu machen, wie eine routinenmäßige Prüfung in den täglichen Arbeitsprozess integriert werden kann. Um diesen Prozess auch sinnvoll zu gestalten sollte man sich über die Anforderungen der Gesetzgebung im klaren sein um einen klar definierten und effizienten Prozess der Routineprüfung zu integrieren.

Folgende grundsätzliche Fragen sollten dazu gestellt werden:

Muss ich überhaupt eine Sanktionslistenprüfung durchführen?
Was oder wen muss ich prüfen?
Wann muss ich prüfen?
Wie oft muss ich prüfen?
Reicht eine Gesamtprüfung aller Stammdaten im Monat aus?

Das ist nur ein kleiner Teil möglicher Fragen. Im Verlauf der Entwicklung des Integrationsprozessen werden sicher noch mehr Fragen auftauchen. Diese werden sich auf den Prüfungsprozess und die passende Integration in ein bestehende Bearbeitungsprozess beziehen. Auch die Kosten für eine eigene Lösung oder der Einsatz einer Compliance Software müssen in Betracht gezogen werden.

Wie sich aus der Beschreibung ergibt, ist die Integration der Sanktionslistenprüfung ein durchaus komplizierterer Prozess. Sehr oft ist die Lösung einfacher als es sich anhört.

Fazit:
Die Sanktionslistenprüfung kann durch die Integration von Compliance-Software und automatisierten Systemen in die täglichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens eingebaut werden. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern im Rahmen von Vertragsabschlüssen und Transaktionen. Sowohl automatisierte wie manuelle Tools können alle relevanten Sanktionslisten in Echtzeit abgleichen und sofortige Warnungen ausgeben, wenn potenzielle Risiken entdeckt werden. Zusätzlich sollten Unternehmen regelmäßige Schulungen für ihre Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse im Einklang mit den rechtlichen Anforderungen stehen.