Wann sollte geprüft werden?

Ist eine Sanktionslistenprüfungs Software erst einmal integriert stellt sich schon die nächste Frage. Wann wird eine Prüfung durchgeführt?

 

Diese Frage lässt sich nicht pauschal auf einen fixen Termin festlegen. Hier spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Das führt natürlich zu den unterschiedlichsten Aussagen. Sicherlich haben alle Aussagen unter bestimmten Aspekten Ihre Richtigkeit. Aber eben nur unter genau diesen Aspekten.

 

Eine Aussage ist, dass der gesamte Stammdatensatz am Besten einmal am Tag abgearbeitet wird und einer genauen Prüfung unterzogen wird. Eine andere Aussage geht dahin, dass einmal die Woche eine Prüfung der Stammdaten durchgeführt werden muss, oder gar nur einmal im Monat. Wiederum eine andere Meinung ist, dass nur einmal im Bedarfsfall für die betroffene Adresse eine Prüfung  durchgeführt werden muss. Es ist sicherlich leicht für jede der oben genannten Aussagen eine passende Situation zu beschreiben. Diese ist sicher auch aus dem realen Geschäftsbetrieb herausgezogen worden. Das Problem ist, keine der oben genannten beispielhaften Aussagen kann sinnvoll miteinander kombiniert werden.

 

Hier soll einmal ansatzweise versucht werden dar zu stellen, wann es sinnvoll erscheint eine Prüfung durch zu führen. Das folgende Beispiel simuliert ein produzierendes Unternehmen, welches ein Geschäft mit einem Neukunden tätigen möchte.

 

 

Die Prozessbezogene Prüfung

Gut ein potentieller Neukunde hat Sie kontaktiert. Und hier sollte auch schon die erste Prüfung statt finden. Beinhaltet z.B. die E-Mail eine digitale Signatur, ist die Grundlage der Prüfung schon einmal vorhanden. Liegt diese Information noch nicht vor, sollte zumindest die komplette Adresse erfragt werden.

Die Prüfung des ersten Kontakts ist wichtig, um im Vorfeld schon einmal fest zu stellen, ob Sie mit dem neu entstandenen Kontakt überhaupt in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen. Ist das nicht der Fall, ersparen Sie sich viel Zeit für möglicherweise aufwändige Ausarbeitungen von Angeboten.

 

Die erste Prüfung ist durch und das Prüfergebnis hat keine negativen Ergebnisse gebracht.

 

Auf die erste Prüfung werden Sie tätig. Sie treten in ausgiebiger Kommunikation mit Ihrem potentiellen Neukunden und klären mit Ihm was er benötigt. Es ist Zeit ein Angebot zu verfassen und die zweite Prüfung durch zu führen.

Zwischen der ersten Kontaktaufnahme und dem Verfassen eines Angebotes können Tage bis Wochen vergehen. Die Listen ändern sich in unregelmäßigen Abständen. Um sicher zu stellen, dass Sie nach wie vor mit Ihrem Neukunden in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen ist jetzt eine erneute Prüfung notwendig. Der Einwand, warum jetzt schon zu prüfen ist, da ja noch keine Rechnung geschrieben wird und keine finanziellen Mittel fließen, ist durchaus nach zu vollziehen. Doch bedenken Sie. Mit der Abgabe eines Angebotes signalisieren Sie die Bereitschaft ein Rechtsgeschäft tätigen zu wollen. Allein diese Bereitschaft ist nicht strafbar, könnte Ihnen aber im ungünstigsten Fall negativ angelastet werden.

 

Die zweite Prüfung ist durch und hat, wie zuvor, kein negatives Ergebnis gebracht.

 

Der Neukunde ist begeistert und bestellt eine Maschine gemäß Ihres abgegebenen Angebots. Bevor Sie daran denken die Maschine in Produktion zu geben sollte jetzt eine Prüfung durchgeführt werden.

Auch hier, zwischen Angebotsabgabe und Auftrag können wieder Tage, Wochen oder Monate liegen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Sanktionslisten geändert haben wächst mit jedem weiteren Tag der zwischen Angebotsabgabe und Kundenauftrag liegt.

Die Prüfung ist auch deswegen so wichtig, weil Sie ab jetzt Geld in die Hand nehmen um die Maschine zu produzieren. Würden Sie jetzt ohne Prüfung die Maschine produzieren, laufen Sie Gefahr Geld zu "verbrennen". Ist das Ergebnis der Prüfung jetzt positiv, haben Sie eine Maschine auf Halde stehen die speziell für Ihren Kunden produziert wurden und nicht mehr weiter verkäuflich ist. Ein totaler Verlust.

 

Die dritte Prüfung ist durch und es hat wieder ein negatives Ergebnis gebracht.

 

Es ist Zeit die Rechnung zu schreiben, da die Ware Versandfertig auf dem Hof steht und zum Kunden verbracht werden kann. Die letzte Prüfung steht an.

Das ist auch die wichtigste Prüfung. Ab jetzt wird das Geschäft offiziell. Im Export Fall melden Sie die Ware über Ihr ATLAS System beim Zoll an. Haben Sie jetzt nicht geprüft und das Prüf Ergebnis ist positiv, bleibt die Ware auf dem Hof stehen. Der Zoll sperrt die Ausfuhr, denn der Zoll prüft garantiert. Geschieht das, geraten Sie unter Verdacht den gesetzlichen Vorschriften nicht Folge zu leisten. Sie laufen Gefahr mögliche Zoll Verfahrensvereinfachungen und den Status des AEO zu verlieren. Im ungünstigsten Fall ermittelt die Staatsanwaltschaft.

 

Die vierte und letzte Prüfung ist durch und hat erneut ein negatives Ergebnis gebracht.

 

Die Ware ist durch den Spediteur abgeholt und an den Kunden versandt worden. Sie konnten dieses Geschäft erfolgreich zum Abschluss bringen.

 

Wie oben bereits erwähnt handelt es sich hier um ein fiktives Beispiel. Es erhebt nicht den Anspruch vollständig zu sein oder alle Prozesse genauestens wider zu spiegeln. Hier werden lediglich Gedankenanstöße gegeben warum zu bestimmten Gegebenheiten Prüfungen durchgeführt werden sollten. Auch die genannten möglichen Reaktionen von Behördlicher Seite sind hier rein hypothetisch.

 

Zusammengefasst in Stichpunkten

  • Prüfung bei Anfrage
  • Prüfung bei Angebotsannahme (Kundenauftrag)
  • Prüfung vor Produktion (fällt ggf. zusammen mit Kundenauftrag)
  • Prüfung von Zollanmeldung (bei Export in Drittländer)
  • Prüfung vor Versand

 

Die Stammdatenprüfung

Gegenüber der prozessbezogenen Prüfung können Sie auch eine Stammdaten bezogenen Prüfung durchführen. Bei dieser Prüfungsform nehmen Sie Ihre Stammdaten und prüfen diesen komplett gegen die jeweils an Prüfungstag gültigen Sanktionslisten. Der große Vorteil ist, dass Sie alle Stammdaten in einer Prüfung zu einem Stichtag erfasst haben. Sie können das Protokoll der Prüfung nehmen, um den Nachweis der Prüfung gegenüber der zuständigen Behörde zu führen.

 

Die Stammdatenprüfung kann auch zum Nachweis für eine Geschäftsprozess verwendet werden. Hierzu müssen Sie das Protokoll der Gesamtprüfung aller Stammdatensätze einem Geschäftsprozess beifügen.

Das Ergebnis von Stammdatenprüfungen enthalten üblicherweise nur Name und Adresse des Geschäftspartners als Suchargument und einen Hinweis darauf, ob es zu einem oder mehreren Treffern kam oder nicht. Detailinformationen sind darin meist nicht enthalten, aber die sind für einen Prozess notwendig zu Dokumentation. Auch gibt es falsch positive Ergebnisse die erst durch eine Einzelprüfung verifiziert bzw. falsifiziert werden können.

 

Stammdatenprüfungen sind dann sinnvoll einzusetzen, wenn die Stammdaten unabhängig von anliegenden Prozessen überprüft werden sollen. Hier aufgetretene positive Ergebnisse sollten in eine umgehende vorsorgliche Sperrung der Datensätze führen, bis diese durch eine Einzelprüfung verifiziert oder falsifiziert wurden. Erst nach der erfolgten Einzelprüfung ist zu entscheiden, ob ein Kunden/Lieferanten Datensatz auf Dauer gesperrt bleibt oder wieder für weitere Geschäfte aktiviert wird.

 

Letztendlich muss immer jeder Prüfende selbst entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt der Prüfung ist.

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